食事に対する会社の償還に関する方針

中小企業は、ビジネスを成長させるために出張や顧客との面会を従業員に依存しており、これには食事をめぐる商談が伴うことがよくあります。食事代を負担する従業員は、雇用主がそれらを払い戻すことを期待しています。雇用主にとって重要なのは、従業員の食事費が過大にならないように、また払い戻しがタイムリーかつ詳細に提出されるようにする食事の払い戻しポリシーを策定することです。

償還のリクエスト

ほとんどの企業は、従業員に食事代の詳細を記した経費報告書を提出するように求めています。従業員は、フォームと一緒に、食事代に必要な領収書を添付する必要があります。これらのレポートは上司に送られ、上司は会社の買掛金部門に提出する前に経費を承認する必要があります。

買掛金の締め切りに間に合わせるために、従業員は、払い戻しを受けるために経費報告書を提出するために一定の時間を持っています。この期間は、食事をした後30日から90日の間のどこでもかまいません。中小企業の所有者の場合、処理できるように、月末までに経費報告書を提出するのが最善です。月末の決算サイクルは7日になる可能性があるため、経費支援はそのサイクルの開始の少なくとも3日前に行う必要があります。

領収書

食事の払い戻しに関する会社の方針は、従業員が経費報告書とともに提出しなければならない領収書に関して寛大な場合があります。たとえば、5ドル未満の食事は、領収書を添付する必要がないことがよくあります。ただし、30ドルを超える食事には、ほとんどの場合領収書が必要です。雇用主がクレジットカードを使用して支払う場合、クレジットカードの領収書だけでなく、項目別の領収書が必要になる場合があります。

最大金額

従業員に食事代の払い戻しを許可している会社は、多くの場合、従業員に払い戻される金額に制限を設けています。一般的に、従業員は朝食、昼食、夕食の3食を1日3回食べることができます。割り当てられる金額は大きく異なりますが、従業員ハンドブックには、朝食と昼食が1日あたり12ドル、夕食が1日あたり30ドルであると記載されています。

軽食、または食事の合間には、通常、カバーされておらず、アルコール飲料もカバーされていません。これらの最大金額は、従業員が社内の他の同僚とのビジネス会議の一環としてタブを手に取っている場合に調整できます。従業員が商談の一環として外食するクライアントの食事をカバーしている場合も同様です。

ドキュメンテーション

従業員は、経費報告書の一部としてレストランの名前と食事の日付を文書化する必要があります。

また、食事の払い戻しポリシーでは、従業員が食事に出席している他の人の名前を文書化することを要求する場合があります。これは会社だけでなく、内国歳入庁でも要求されています。個人の名前、役職、会社をレストランの名前とともに文書化する必要があります。

ロケーション

従業員が食事をしている都市に応じて、食事に費やすことができる最大金額は高くなることも低くなることもあります。多くの企業は、生活費が高い都市では食事の費用が高くなることを認識しています。この違いを補うために、企業は、生活費の高い場所に旅行する従業員が、必要に応じて食事により多くを費やすことができるようにします。