ビジネスレターで2つの主題に対処する方法

ビジネスでは、簡潔、直接的、明確であることが重要です。あなたが手紙を書いているとき、これは特に真実です。紛らわしい情報や本質的でない情報を追加せずに、自分の主張を明確にしたい。手紙の中で2人または2つの主題に取り組む場合、これは難しい場合があります。あなたはあなたの手紙の中で両方の人々に明確に対処し、彼らを混乱させることなく両方の主題に対処する必要があります。

2つの主題に取り組む

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冒頭の段落で話し合う予定の主題を紹介します。たとえば、「私は2つの重要な主題についてあなたに書いています」と書いて、それらの2つの主題を述べることができます。

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2番目の段落の最初の主題に対処します。最初に、2つの主題の中で最も重要なものに取り組む必要があります。あなたのポイントを簡潔に要約し、目前の単一の主題に焦点を合わせます。このセクションで他の主題について議論することは避けてください。

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3番目の段落で2番目の主題について話し合います。繰り返しになりますが、目前の主題に焦点を合わせ、トピックから外れたり、他の主題について話し合ったりしないようにする必要があります。

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4番目の最後の段落を書きます。この段落では、2つの主要なポイントを要約する必要があります。たとえば、2つのポイントがマーケティングと財務に関するものである場合、次のように書くことができます。「はっきりとわかるように、マーケティングと財務は、ビジネスのために焦点を当てる必要がある2つの重要な領域です。」

二人への対応

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両方の受信者に別々に、ただし同じ行でアドレス指定します。たとえば、JohnDoeとRobertRoeに宛てた場合、「Dear Mr. JohnDoeとMr.RobertRoe」と書きます。

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各受信者に該当するタイトルを含めます。たとえば、ジェーンドゥという名前の医師とロベルタローという名前の牧師宛ての手紙の場合、「ジェーンドゥ博士とロベルタロー牧師」と書いて手紙に宛てます。

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夫の名前を使用して、夫婦に正式な手紙を送ります。たとえば、カップルがJohnとJane Doeの場合、「Dear Mr. and Mrs.JohnDoe」という手紙に宛ててください。または、「Dear Mr. John Doe and Mrs. Jane Doe」と書くことで、それぞれの名前を使用してカップルに対応することもできます。