支出サイクルで行われる事業活動

企業の支出サイクルには、商品やサービスの注文と受け取りが含まれます。これらの商品は、会社がビジネスを円滑に運営し続けるために再販する予定の在庫または内部供給である可能性があります。商品を注文して受け取った後、会社はベンダーの請求書を承認し、現金で支払いを行う必要があります。

注文

支出サイクルの最初のステップは、会社の資材、消耗品、およびサービスを注文することです。会社のさまざまな個人または部門が消耗品を追跡し、商品が不足しているときに購買依頼を作成します。購買部門の従業員が要求を承認し、適切なサプライヤを選択して、発注書を作成します。ほとんどの企業は、承認されたベンダーのリストから購入するために購入エージェントを必要とし、購入には監督者の承認を必要とします。追加の手順には時間とリソースがかかりますが、会社が高品質の製品を適正な価格で注文し、不要な支出を制限することを保証します。

受信

注文後、会社は購入品を受け取って保管する必要があります。多くの場合、企業はサプライヤの配送を受け入れるために受け取り部門を維持しています。受け取り側の従業員は、受け取った商品の数量と品質を詳述したすべての配達の受け取りレポートに記入します。物理的な商品の盗難の可能性は常にあるため、企業は荷物の到着を追跡および推定して、配達を処理するのに十分なスタッフがいることを確認します。受け取った商品は、盗難や置き忘れがないように、物理的に制限された場所に保管されます。

請求書の承認

会社の買掛金部門は、会社が商品を受け取った後、ベンダーの請求書を承認します。経理担当者は、ベンダーの請求書、受信レポート、および元の注文フォームを照合して、要求したすべての商品を正常に受信したことを確認します。商品を受け取った後に支払いを行う義務があるため、請求書が支払いを行うのを待たない企業もあります。プロセスを簡素化するために、これらの企業は、受信レポートですべての在庫を受信した後、ベンダーの請求書を自動的に生成します。

現金の支払い

盗難の可能性を防ぐために、企業は通常、ベンダーの請求書に現金を支払う別の部門または別の従業員を持っています。誰が現金を支払っているのかに関係なく、彼らは支払いの裏付けとなる文書を調べてマークを付けるという重要な責任があります。現金支払い者は通常、文書に「キャンセル」するために紙に物理的なマークを付けます。これにより、企業は誰に支払いが行われたかを追跡し、従業員が同じサポートドキュメントを使用して誤って支払いを複製するのを防ぐことができます。