職場のコミュニケーションにおける強みと弱み

職場でのコミュニケーションが不十分だと、人間関係や全体的な生産性が損なわれます。強力なコミュニケーションは、受信者が理解して利用できる方法で正確な情報を提供します。多くの場合、コミュニケーションが弱いのは、メッセージとその媒体を考慮しなかった結果です。

適切な対象者を選択する

メッセージの対象者を選択するのは難しい場合があります。あなたの情報が約6人だけに関係しているときに、社内の全員に大量の電子メールを送信すると、メールボックスが過負荷になります。実際、あなたはあなたのメッセージを受け取ったすべての人からの一方的な、そしてしばしば役に立たない意見を待つためにあなたの仕事の残りを費やすことになるかもしれません。

同時に、誰かが会話に参加する必要がある場合でも、不注意に会話から外したくない場合があります。時間をかけて、誰が会議、電話会議、またはメーリングリストに参加するかを検討してください。確信が持てない場合は、上司にフィードバックを求めるか、問題の個人に話し合いに参加したいかどうか尋ねてください。

適切なメディアを選択してください

現代のオフィスは、電子メール、インスタントメッセージングとテキストメッセージ、対面でのディスカッション、電話、ビデオ会議など、複数の通信媒体を提供しています。残念ながら、これらすべての選択は、コミュニケーションを促進するのではなく、コミュニケーションを妨げる可能性があります。その結果、オフィスの個人は、メッセージに最適なメディアではなく、個人的に最も快適に感じるメディアを選択する可能性があります。

この例は、従業員に悪いニュースを届けることです。あなたまたはあなたのマネージャーの1人が労働者を解雇したり、プロジェクトの失敗を知らせたり、彼が望む昇進を得られなかったことを説明したりする必要がある場合は、彼と顔を合わせて話してください。従業員と直接会うことは、思いやりと敬意を示し、コミュニケーションの深刻さを強化し、彼が質問をすることを可能にします。

また、柔軟性があり、使用しているメディアが機能しなくなったことが明らかになったときにメディアを切り替えることも重要です。電子メールでのコミュニケーションを開始しても、誤解されている、または何度もやり取りが行われていることに気付いた場合は、詳細を明確にし、質問に答えようとして、電子メールを停止します。代わりに、通信相手に電話するか、デスクに立ち寄って会話を続けてください。

メールで十分な詳細を提供する

過度に長く複雑な電子メールを避けたいという願望は高潔なものです。同時に、短すぎて重要な情報を伝達できない電子メールを送信する傾向がある人もいます。少なくとも、電子メールは重要な情報を強調し、受信者にさらに調査を行うために使用できるドキュメントまたはリンクを提供する必要があります。

例:

簡潔すぎるメール:

「美容師のライセンス料を管理する規制が変更されました。新しい規制の全文については、次のリンクを確認してください://www.statecosmotologyboard.org。」

便利なメール:

「ジョージア州で美容ライセンス料に変更があったことを知りました。新しい料金は2018年10月1日に発効します。

新しいライセンシーの料金は現在、年間25ドルです。

ライセンスの更新料金は、3年ごとに20ドルです。

相互ライセンス料(別の州からライセンスを譲渡したい場合)は25ドルです。

全文は部門のウェブサイト//www.statecosmotologyboard.orgで読むことができます。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。」

適切なスペル、句読点、文法を使用する

綴り、句読点、文法が不十分だと、コミュニケーションが理解しにくくなるだけでなく、コミュニケーターの信頼性が損なわれます。組織内のすべての人が、ほとんどのワードプロセッシングプログラムに含まれているスペルチェックと文法チェッカーを使用するように奨励されるべきです。さらに、作業者は、自分の作業を校正および編集できるように、書面によるコミュニケーションを作成するために十分な時間をとる必要があります。

事実と情報を確認する

誤った情報は職場の士気を損ない、費用のかかる間違いを引き起こす可能性があります。すべての労働者は、口頭または書面で情報を伝達する前に、時間をかけて情報を確認するように奨励されるべきです。検証が不可能な場合は、不正確な可能性があることに注意することが不可欠です。

例:

作家が事実を確信していないとき:

ジョーンズ氏は1990年代に軍に勤務したと思いますが、彼のオンライン履歴書からこれを確認することはできません。説明を求めて彼に電話をかけ、返信があれば全員に更新します。」

情報に履行されない可能性のある約束が含まれている場合:

「この地域は週の半ばに激しい嵐に見舞われる可能性があるにもかかわらず、注文には5日間の納期が見込めるとサプライヤーから言われました。サプライヤーは、次のことができるバックアップシステムがあることを保証しました。シャツを生産します。ただし、ハリケーン後の電力は不安定になる可能性があるため、製品の納期の遅れに備えるようチームにアドバイスするのが最善だと思います。」

サードパーティのレビューを求める

書面によるコミュニケーションの欠点の1つは、誤解されやすいことです。重要なメモ、メール、手紙を送る前に他の人に読んでもらい、誤解を防ぐために自分の役割を果たしてください。レビュー担当者にコミュニケーションの概要を提供するように依頼します。誤解されている領域を特定した場合は、配布する前に適切な変更を加えてください。