会計システムは、ビジネスの収入と支出を追跡および制御します。会計システムは、ペンやメモ帳のように単純な場合もあれば、最新の技術的進歩を利用する数千人の国際会計スタッフのように複雑な場合もあります。中小企業の所有者にとって、一連の基本的な会計原則に従うことは、会社のアカウントの処理の経験を積むための効果的な方法です。
財務書類の収集
財務記録は、どの会計システムでも不可欠です。中小企業も大企業も同様に、すべての収入と支出が何らかの方法で、物理的、電子的、またはその両方で記録されることを保証するシステムを導入する必要があります。
重要な財務書類には、レジテープ、請求書、入金請求書、給与記録、納税申告書、旅行領収書などがあります。財務書類は、さまざまな場所や従業員から作成できます。これらのドキュメントがタイムリーに中央会計部門に届くようにシステムを導入します。
トランザクションの転記
従来、会計士は財務書類を使用して、会社の会計システムのさまざまなアカウントに手動でトランザクションを入力していました。これはある程度当てはまりますが、多くの企業が技術的ソリューションを利用してトランザクションを自動的に転記しています。
たとえば、独自の自動注文ソフトウェアを設定して、会社のネットワークを介して会計システムのアカウントを自動的に調整することができます。この場合、会計士は財務書類を使用して会計記録を検証し、不一致を調査します。
アカウントの調整
アカウントを外部の記録と照合することは、経理部門で定期的に行う必要があります。会社の資産の内部記録を銀行口座および投資ポートフォリオのステートメントと照合することで、買掛金の記録をサプライヤーの記録と照合するのと同様に、会計チームに2つの違いを警告できます。
買掛金および売掛金
買掛金は、会社がサプライヤーと貸し手に支払うべきすべてのお金で構成されます。売掛金は正反対であり、顧客や他の債務者があなたに支払うべきすべてのお金で構成されています。徹底した会計システムには、買掛金と売掛金の期日とステータスを追跡するシステムが含まれ、時間どおりに自動的に請求書を支払うか、滞納したアカウント所有者に通知を送信するように設定することもできます。
内部および外部レポート
経営陣、投資家、その他の企業の利害関係者向けのレポートを作成することは、会計システムの重要な機能です。内部レポートは、戦略的に適切な方法で運用データを提示することにより、マネージャーが意思決定を行うのに役立ち、傾向や潜在的な改善の領域を見つけることができます。
上場企業は、年次報告書であるフォーム10Kを含め、年間を通じてさまざまな財務報告書を連邦当局に提出する必要があります。ただし、非公開企業でさえ、貸し手や個人投資家などの外部の利害関係者向けのレポートを作成する必要がある場合があります。
